Il est urgent que les équipes se réunissent à nouveau pour de vraies interactions après cette crise. Comment s’assurer que l’esprit d’équipe remonte à 300% grâce à ton prochain séminaire ?
A l’aube des séminaires de la rentrée, voici 5 astuces qui devraient t’assurer une réussite pour cet événement si important.
1. Assure-toi d’avoir un objectif clair
C’est la colonne vertébrale de ton événement. Au lendemain de cette longue période de télétravail et d’isolement, il est urgent de rassembler les équipes. Peut-être même de transmettre une certaine vision de la reprise. Quel ton veut-on donner exactement à cet événement ? Quel est le message principal à faire passer ? Avec ton top management, écris cet objectif noir sur blanc et partage-le en interne. Les participants ont besoin d’un objectif clair pour se sentir motivés et rester concentrés.
Globalement, on discerne 3 familles d’objectifs pour un séminaire :
- Inspirationnel – souder l’équipe autour d’une vision de l’avenir, d’un état d’esprit.
Exemple : Partager la mission de MonEntreprise en sortie de crise Covid. - Technique – se familiariser avec une nouvelle méthode de travail, une nouvelle technologie,…
Exemple : Comprendre les fondements et le fonctionnement des méthodes agiles - Productif – produire un livrable qui apporte directement de la valeur pour l’équipe ou le business.
Exemple : Délivrer le prototype d’un produit digital dédié au client final
Quel type d’objectif choisiras-tu pour ton séminaire ?
Il est recommandé de rester concentré sur un seul objectif principal afin que l’impact du séminaire ne soit pas dilué.
Au moment de définir le planning du séminaire, plus cet objectif sera clair et partagé au sein de l’équipe, plus il sera facile de composer un événement puissant et cohérent. Lorsque tes collaborateurs te suggéreront d’inclure cet atelier, cette activité ou cette conférence dans le planning, il suffira de se questionner, ensemble : Dans quelle mesure cette activité nourrit-elle l’objectif principal de notre séminaire ?
2. Engage ton équipe avant le séminaire
Un séminaire puissant, c’est un séminaire dont les participants sont 100% engagés. Il est essentiel d’impliquer l’équipe dans l’organisation de cet événement pour les engager. Ils arriveront d’autant plus motivés et concentrés. Voici les différentes aires d’implication possible, toujours sur la base du volontariat :
- Le lieu et la date : demande leur de voter pour les lieux et les dates qu’ils préfèrent (c’est possible sur Wooky.app !). C’est une étape ludique qui t’aidera à fédérer les troupes autour de l’événement.
- Planning d’activités : partage ton objectif et demande aux participants s’ils ont des idées d’activités qui permettraient de l’atteindre. Ateliers, conférences, activités sportives, coaching (viens faire un tour sur la page Experiences de Wooky.app)… Récupère les meilleures idées pour obtenir la recette idéale. Certains collègues se rendront peut-être même disponibles pour aider à la préparation de ces activités.
- Ressources : pour immerger les participants dans l’atmosphère du séminaire, met leur à disposition des ressources liées à l’objectif et aux différentes activités. Vidéos, tutoriels, articles, musiques,…
Pour chacun de ces sujets, il convient d’avoir une communication interne efficace. En tant que responsable de l’organisation de l’événement, assure-toi d’avoir un canal de communication efficace dédié. Tu peux utiliser un channel Slack dédié (Exemple : #SéminaireOctobre2021), donner un état d’avancement hebdomadaire sur la pause déjeuner, ou tenir une permanence dans une room digitale. Sur ces prises de paroles, privilégie une posture naturelle et inclusive, l’engagement en sera d’autant plus élevé.
3. Donne de l’autonomie aux participants
Tenir un planning, c’est bien ; tenir ses participants satisfaits et engagés, c’est encore mieux !
Et pour cela, offre leur de vrais moments de détente en toute autonomie. Il n’est pas question ici des “pauses” de 30 minutes entre les activités. Il s’agit bien de moments prévus pour… ne rien faire de particulier. Fait confiance à la capacité de l’équipe à s’organiser d’elle-même pour transformer un temps calme en un temps riche en échanges. Les participants se trouveront d’autant plus satisfaits et l’esprit d’équipe d’autant plus renforcé si le weekend ne repose pas uniquement sur des activités animées par un tiers. Les petits moments inattendus et improvisés sont souvent les meilleurs…
Pour optimiser ce temps d’autonomie, 3 conseils :
- Identifie ce temps d’autonomie dans le planning – l’équipe doit comprendre qu’elle ne doit rien attendre en termes d’animation ou d’organisation à ce moment là.
- Invite à la déconnexion. Dans une cuisine, un salon ou un jardin, les interactions sont plus intenses si les participants laissent leur portable et laptop de côté. Sur un ton joueur, propose un “Roi du Silencieux” : récupère les téléphones dans une boite, et propose qu’un gage soit donné à tous ceux qui récupéreront leur téléphone pendant les 2 prochaines heures !
- Mets quelques accessoires à disposition. Des aliments pour cuisiner, des accessoires sportifs pour se dépenser, une carte des environs pour une promenade,… En pointant ces éléments aux participants tu stimuleras l’envie de se rassembler pour faire quelque chose ensemble.
4. Trouve un paparazzi
On regrette bien trop souvent de ne pas avoir fait “cette photo de groupe au moment du dîner” ; de ne pas avoir de photos en équipe ou individuelles pour les réseaux sociaux, les articles ou le recrutement… Les photos et vidéos du séminaire, c’est un immanquable !
Certains souvenirs clefs du séminaire verront leur puissance décuplée si ils sont gravés dans un montage vidéo, dans un cadre photo affiché dans les locaux, à travers des Memes partagés en interne ou avec des emojis personnalisés sur Slack. C’est par là que la culture d’entreprise s’exprime et se consolide.
Trouve un paparazzi dans ton équipe ou en externe pour capturer un maximum de contenu pendant le weekend. La plupart des smartphones haut de gamme ont désormais des définitions photographique d’excellente qualité. Il suffit de prévoir un petit manche stabilisateur pour obtenir un rendu de qualité professionnelle.
5. Mesure l’impact et recueille du feedback
Pour garantir une progression dans le temps et une approche professionnelle de ton séminaire, tu dois mesurer son impact. Quel était l’objectif initial et a-t-il été atteint ?
La mesure d’impact se fait au niveau de chaque atelier/activité et au niveau global. Pour chaque atelier, l’administration de petits questionnaires en 1 à 3 questions suffit à récolter de la donnée. Quant à l’évaluation de la satisfaction générale du séminaire, tu peux utiliser un questionnaire plus détaillé d’une dizaine de questions ainsi que des petits entretiens en face à face auprès de quelques collègues participants. (Fonctionnalités à venir sur Wooky.app !)
Accueille ce feedback avec enthousiasme et veille à bien consigner et analyser les résultats pour le prochain séminaire. Cette démarche crédibilisera d’autant plus ton travail et donnera d’excellentes pistes d’amélioration et de nouvelles idées pour le prochain séminaire.
Photos de Priscilla Du Preez, Johan Mouchet et Helena Lopes sur Unsplash 🙌