Le smartworking au service du management

A la fin du 1er confinement, l’ANDRH et le BCG ont étudié les conséquences de la pandémie sur le management et les organisations. Parmi les risques identifiés, le plus important est la perte d’interaction et de lien social (lien).

Le 2ème confinement laissait planer un mauvais augure. Convaincu que des initiatives intéressantes se mettaient en place pour pallier la distanciation sociale et professionnelle, Wooky Home a souhaité les recueillir et les partager.

Nous avons ainsi retenu 5 bonnes pratiques managériales pour développer la créativité, maintenir le lien et s’organiser dans le télétravail et le smart working. Notre ambition était de partager sur les pratiques managériales certes, mais aussi de travailler sur l’aménagement des espaces de télétravail.

Les retours que nous avons reçu nous amènent à synthétiser les bonnes pratiques recueillies et à prendre la parole sur l’aménagement de l’espace. Nous souhaitons vous proposer quelques tips, nudges et autres sources d’inspiration pour que le bien-être en entreprise ne soit pas qu’une ambition chimérique.

Le smart working pour faire face au 2ème confinement

Il y a d’abord une tendance structurelle qui façonne depuis plusieurs années le management. La posture du manager qui contrôlait le travail était déjà remise en question avant la crise sanitaire. Depuis le début des années 2000 le rôle du manager glisse d’une posture de controleur à celle de motivateur. La crise du COVID a accéléré cette transformation.

A marche forcée les entreprises ont été contraintes de passer l’ensemble du personnel ou presque en télétravail. La fermeture des bureaux a entraîné la perte de lien avec les collaborateurs et la perte de visibilité sur les actions qui étaient réalisées par les équipes à l’instant T. Ainsi on peut dire que les managers ont dû adapter leur style managérial dans l’urgence pour s’assurer que chaque collaborateur reste motivé et engagé. La posture historique du manager est remise en question au profit d’une posture de “leader”.

Dans cette nouvelle position le rôle du manager-leader est d’orienter les actions de toute l’équipe, de développer l’autonomie et surtout d’établir un climat de confiance.

Cette tendance n’était pas nouvelle. Une étude réalisée par l’OSI en 2015 auprès d’une cinquantaine de managers d’horizons divers concluait déjà que « la digitalisation les incite à passer d’un contrôle a priori par la présence, les règles et les procédures, à un contrôle a posteriori par les résultats. Cette exigence de résultats et de réactivité demande au manager de faire davantage confiance à ses collaborateurs, de les responsabiliser, d’augmenter leur autonomie et ainsi d’accroître leur degré d’initiative” (lien).

Articulation entre méthodologie et pratiques concrètes

Au cours de ces dernières semaines, Wooky Home a mis en lumière ces nouvelles pratiques managériales pendant ce 2ème confinement. Il est intéressant de noter que les initiatives alimentent et/ou renforcent ce changement de posture.

Le climat de confiance entre les collaborateurs et leur management apparaît comme étant la priorité. En analysant les retours que nous avons obtenu nous nous sommes aperçus que ces pratiques convergent. Elles visent toutes à développer ce climat de confiance. Pour s’en convaincre, reprenons la méthodologie développée par Great Place To Work.

Cette dernière définit 9 leviers d’actions qui permettent de développer la confiance des collaborateurs envers leur management.

Pour partager avec les équipes, Shapr a mis en place des jeux de sociétés en ligne.

Le rituel de la machine à café s’étant perdu, les équipes d’Hubvisory on recrée cette ambiance. Le café du matin est un rituel qui permet aux équipes de communiquer et d’écouter.

Rient de tel pour inspirer ses collaborateurs qu’un brainstorming ou une session créative. Sélène Provence a réussi à maintenir cet atelier créatif à l’aide d’outils adaptés: Google Jamboard.

Afin de porter attention et de rester dans une dynamique positive, WeNow a mis en place la lettre du kiff.

Les pratiques managériales présentées ci-dessus nous montre à quel point le rôle du management a changé. Les initiatives qui nous ont été partagées convergent: développer la confiance entre les collaborateurs et l’organisation est la priorité.

Comme nous venons de le voir la crise du COVID-19 continue d’impacter notre environnement de travail au sens large. Les pratiques managériales présentées ci-dessus semblent constituer des bonnes pratiques dont s’inspirer. Mais en se lançant dans ce recueil de bonnes pratiques, Wooky Home souhaitait certes, valoriser les pratiques de management mais aussi les bonnes idées d’aménagement de l’espace. A ce niveau nous n’avons eu que très peu de retours et c’est bien dommage car adopter des bonnes pratiques de management n’est pas suffisant. En effet, “le télétravail n’est ni bon ni mauvais en soi, ce sont les pratiques et le cadre qui l’entoure qui vont déterminer son impact” (source: dossier Great Place to Work Octobre 2020). Il s’agit de s’intéresser au cadre qui constitue notre quotidien. On a donc décidé de vous partager nos bonnes pratiques.

Manager autrement l’espace de travail, l’avènement du smart working.

Notre rapport au bureau est marqué par la sédentarité. Cette dernière est perçue comme le quatrième facteur de risque de décès dans le monde selon l’Organisation Mondiale de la Santé (source). Elle serait la cause principale des cancers ou encore de l’augmentation de diabète. Il devient donc nécessaire de s’accorder des temps d’activité physique lorsque nous sommes seul face à notre bureau. Qui plus est lorsque l’on sait que notre capacité d’attention maximale continue est de 23 minutes et 15 secondes (source). Inutile donc d’enchaîner des heures entières à travailler.

Le simple fait de se lever de son siège toutes les 30 minutes pour aller marcher contribuerait à améliorer notre concentration et notre santé au travail. Pour aller un peu plus loin, rappelons également qu’il faudrait faire 10 000 pas par jours pour prévenir des risques évoqués plus haut. Et si vous avez encore des doutes sur les bienfaits de s’accorder des pauses pour faire du sport car vous êtes trop bien lancé dans votre journée, sachez que la pratique quotidienne de 30 minutes de sport permet un gain de productivité de 12% étude Santé Canada (source). De quoi se convaincre de faire régulièrement de sérieux breaks et de repenser notre rapport au travail sous le prisme du smartworking.

Le reste du temps ne vous contentez pas de vous affaler au fond du canapé. La posture devant votre poste de travail est conditionnée par votre assise. Ici aussi les axes d’amélioration sont nombreux. Toujours dans cette logique de vous faire entrer dans la logique du smartworking, il nous semblait important de vous partager quelques “tips”. Pour améliorer votre quotidien en télétravail nous avons retenu l’adoption du repose pied. Comme vous le savez sans doute, les sièges de bureaux sont un élément fondamental, sinon décisif de notre environnement de travail. Or disposer d’un siège très performant peut coûter plusieurs centaines d’euros et s’avérer particulièrement inesthétique dans votre salon. Bien régler sa posture en télétravail c’est porter son attention à votre dossier (il faut bien y coller son dos) et s’assurer que l’angle d’ouverture entre le bassin et les genoux soit de 90°. Pour adopter cette position sans ruiner vos efforts de déco, adoptez sans plus attendre le repose-pieds. Un accessoire modulable que vous pourrez facilement faire disparaître à la fin d’une journée de travail.

Alors si la fatigue vous prend en fin de journée, vous arrive-t-il aussi de ressentir une fatigue oculaire ? C’est normal et après la lecture de ce paragraphe vous allez changer votre habitude. En effet, 57% des employés de bureaux français souffrent de fatigue occulaire (Etude réalisée par Fellowes). La fatigue oculaire est souvent la conséquence d’une concentration prolongée sur un écran. Ce dernier émet une lumière qu’on nomme “lumière bleue”. Elle fait partie des lumières émises par le soleil mais également de nos écrans d’ordinateurs, de tablettes ou de smartphones. Une exposition à ces lumières entraîne un dérèglement de l’horloge interne et peut aller jusqu’à troubler notre sommeil. Pour pallier ces effets indésirables, vous pouvez commencer par vous munir d’une paire de lunettes filtrant la lumière bleue. A cela s’ajoutent de nombreux modules informatiques qui vont régler les lumières de votre écran tel que F.Lux.

La moitié des collaborateurs se plaignent de l’ambiance thermique au bureau. Selon le baromètre d’Actineo* de 2015 ayant évalué 1204 personnes sur plusieurs gênes rencontrées au travail, 51% des participants se plaignent de problèmes de température ou de climatisation. L’importance de la température pour bien travailler est trop souvent négligée alors même que la température a un impact sur notre productivité. Une étude réalisée en 2006 par Seppanen a permis de montrer qu’au-dessus de 24-26°C la performance décroît. (“The field studies show a consistent decrease in performance in tasks typical of office work when temperature increase above 24-26°C”. Source: lien). En télétravail, il vous revient de gérer cette facette de votre environnement de travail. Gardez donc en tête que la température idéale serait de 21°C.

En conclusion, l’organisation de l’espace de travail évolue vers ce qu’on appelle le smart working: un modèle organisationnel caractérisé par une grande flexibilité de l’espace, du temps et des outils de travail. La crise du COVID continue d’impacter notre environnement de travail. A ce titre les organisations qui adoptent le smartworking mettent à disposition de tous les collaborateurs les meilleures conditions de travail pour accomplir leurs missions.

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